Sua primeira nota no NotaFlow

Esta página acompanha a tela de nova nota do NotaFlow, na ordem dos campos. Para cada campo, ela diz o que ele significa, de onde vem o valor e o que conferir. Com ela aberta ao lado, você emite a sua primeira nota com calma.

Antes da primeira nota, a empresa precisa estar cadastrada no NotaFlow como emitente, com o certificado digital A1. Depois, faltam a configuração fiscal e os serviços, que você preenche uma vez e atualiza quando precisar.

A configuração fiscal

Ela fica na página do emitente. Sem ela, o NotaFlow não emite uma nota sem modelo, porque a alíquota do Simples sai daqui.

Anexo do Simples

O Anexo da atividade da empresa. As opções são o Anexo I (comércio), o II (indústria), o III (serviços), o IV (obras, limpeza, vigilância, advocacia) e o V (serviços com fator R). O caminho do Simples explica como achar o seu. Se a escolha não combina com a atividade principal da empresa, o NotaFlow mostra um aviso: confira o Anexo com seu contador. Se a atividade usa o Fator R, a escolha entre III e V pode mudar de um mês para outro.

Receita bruta dos últimos 12 meses (R$)

O RBT12: a soma das receitas dos 12 meses antes do mês da nota. O mês da nota não entra. O valor vem das suas notas e do seu controle de receita, e é o mesmo que vai para o PGDAS-D. Atualize todo mês, antes da primeira nota do mês. Quando o valor fica velho, o NotaFlow avisa.

ISS na faixa 6

Só aparece nos Anexos III, IV e V, quando a receita dos últimos 12 meses cai na faixa 6. É uma pergunta com três respostas. "No DAS: nem a receita deste ano nem a do ano passado passaram de R$ 3,6 milhões": o ISS continua indo junto na guia do Simples. "No DAS: a receita deste ano passou de R$ 3,6 milhões, e o ISS só sai do DAS no mês seguinte ou em janeiro": ele ainda está no DAS, mas vai sair. "Fora do DAS: a receita do ano passado passou de R$ 3,6 milhões, ou o ISS já saiu do DAS neste ano": o ISS é pago direto à prefeitura. Na dúvida, pergunte ao seu contador. O caminho do Simples explica as regras. Sem responder, você não consegue salvar. Se a configuração foi salva antes de este campo existir, as notas saem com o ISS fora do DAS até você responder.

Alíquota de ISS (%)

Só aparece quando o ISS da empresa fica fora do DAS: na faixa 6, quando você responde "Fora do DAS" em "ISS na faixa 6", e nos Anexos I e II, que não têm parte de ISS na tabela. É a alíquota do seu município, usada quando o cliente retém o ISS. Ela vai de 2% a 5%, conforme a lei do município.

Regime do IBS/CBS e Desde

Como a empresa vai pagar o IBS e a CBS: "Dentro do DAS" ou "Regular (fora do DAS)", e a data de início. Em 2026, as alíquotas de teste do IBS e da CBS não se aplicam à empresa do Simples. A opção pelo regime regular só existe a partir de 2027. Antes de mudar este campo, leia o guia da reforma tributária e confira com seu contador.

Com o Anexo e a receita preenchidos, o NotaFlow mostra uma linha com a faixa, a alíquota efetiva, a alíquota de exportação e a alíquota do ISS retido. Confira essa linha com a calculadora do Simples ou com o seu DAS.

Os serviços

Também na página do emitente, em "Novo serviço", você cadastra cada serviço que a empresa presta. O serviço guarda o código nacional, um nome, a descrição e os códigos que vão em toda nota dele. Na nova nota, você só escolhe o serviço.

A nova nota, campo por campo

Na página inicial, abra "Nova nota" (ou use o botão "Nova nota" na página de notas). A tela se chama "Nova nota sem modelo".

Emitente

A empresa que emite a nota, o prestador. O campo só aparece quando a conta tem mais de uma empresa. Confira se é a empresa certa.

Cliente

Quem recebe o serviço, o tomador. Busque pelo nome ou pelo documento. Se o cliente ainda não existe, use "+ Novo cliente": escolha "Cliente no Brasil" (com CNPJ ou CPF) ou "Cliente no exterior" (com o NIF, se ele tiver), e preencha o nome ou a razão social e o endereço. Confira o documento: um cliente sem documento ainda não pode receber nota.

Serviço

Um dos serviços cadastrados. Para o dono da conta, a lista também traz, em "Sugeridos pelas atividades (CNAE) da empresa", os códigos que ainda não viraram serviço. Escolher um deles abre o cadastro do serviço. Confira se o código combina com o que você fez.

Competência

A data em que o serviço foi prestado (a competência). Ela não pode ser depois da data de emissão. O NotaFlow sugere o último dia do mês anterior; troque pela data certa do serviço. Confira com atenção: em uma nota de ME ou EPP, a competência não muda depois, nem quando a nota é substituída.

Descrição

O texto que o cliente lê na nota. Ele vem da descrição do serviço, e você pode completar, por exemplo, com o mês, o projeto ou o número do contrato.

Moeda e Valor em USD ou EUR

Só para um cliente no exterior. Escolha dólar ou euro e informe o valor na moeda do contrato. O NotaFlow busca a cotação PTAX de venda do Banco Central e mostra a data dela. O valor em reais vem dessa conta.

Valor em reais

O valor do serviço, em reais. Para um cliente no exterior, o campo vem preenchido com a conversão e não muda. Confira se é o valor bruto, antes de qualquer retenção.

Alíquota do Simples

A alíquota efetiva do mês, com a faixa, por exemplo "8,08% (faixa 2)". O NotaFlow calcula a partir do Anexo e do RBT12 da configuração fiscal. Para um cliente no exterior, ela já vem sem o ISS, o PIS e a Cofins, que não entram na exportação. Se o NotaFlow avisar que a receita está desatualizada, atualize o RBT12 antes de emitir.

ISS

Mostra onde fica o ISS desta nota: "ISS no DAS (não retido)", "Retido pelo cliente" ou "Exportação: sem ISS". Para mudar, use "Mais opções".

Mais opções

A maior parte das notas não precisa destes campos. Eles servem para os casos em que esta nota é diferente do padrão do serviço.

ISS retido pelo cliente

Marque quando o cliente vai reter o ISS desta nota (o ISS retido). Só aparece para um cliente com CNPJ. Confirme com o cliente se a lei do município dele manda reter.

INSS retido pelo cliente

Marque quando o cliente vai reter o INSS. Só aparece para um cliente com CNPJ. Na empresa do Simples, a retenção de 11% só acontece nas atividades do Anexo IV, na cessão de mão de obra. Para desenvolvimento de software e consultoria de TI, deixe desmarcado.

Alíquota de ISS (%)

Aparece quando o ISS é retido. O NotaFlow preenche a parte do ISS na faixa da configuração fiscal. Pela regra, a nota mostra a parte do ISS na alíquota efetiva da faixa do mês anterior ao do serviço, então confira se a faixa daquele mês é a mesma. No primeiro mês de atividade, ela é de 2%. Se a nota não mostra a alíquota, o cliente retém 5%. O campo aceita até 5,00%, e o mínimo é de 2,00%, exceto nos serviços dos subitens 7.02, 7.05 e 16.01, em que basta ser acima de zero.

INSS retido (R$)

Aparece quando o INSS é retido. O NotaFlow preenche 11% do valor do serviço. Ajuste se o contrato desconta materiais ou equipamentos, e confira o valor com seu contador.

Outro percentual do Simples (%)

Em branco, vale a alíquota da faixa. Preencha só quando você e seu contador chegaram a outro percentual para esta nota.

Código nacional

O código de tributação nacional do serviço. Vem do serviço escolhido. Busque pelo nome ou pelo código; antes da busca, a lista mostra os códigos sugeridos pelo CNAE da empresa. Mude só se esta nota descreve outro serviço.

Código municipal

O código do serviço no seu município, quando ele existe. Vem do serviço escolhido.

NBS

Mais um código que classifica o serviço (a NBS). Vem do serviço escolhido.

CST do PIS/COFINS

O código da situação do PIS e da Cofins na nota. Vem do serviço escolhido. Se não sabe qual usar, mantenha o do serviço e pergunte ao seu contador.

Indicador de operação, CST e Classificação tributária (IBS/CBS)

Só aparecem para um cliente no exterior. Vêm do serviço escolhido. Preencha os três ou nenhum. O guia da reforma tributária explica o IBS e a CBS.

Dados de exportação

Só aparecem para um cliente no exterior: Modo de prestação, Vínculo com o tomador, Mecanismo de apoio do prestador, Mecanismo de apoio do tomador, Movimentação temporária de bens e Compartilhar com o MDIC. Cada um começa em "Padrão do serviço". Preencha todos ou nenhum.

Revisar e emitir

Com tudo preenchido, clique em "Revisar". O NotaFlow mostra um resumo: emitente, cliente, serviço, competência, descrição, valor, alíquota do Simples e ISS. O que você mudou em "Mais opções" aparece em destaque, na linha "Alterado nesta nota".

Leia o resumo com calma. Se algo estiver errado, use "Voltar e editar". Se estiver certo, clique em "Emitir nota". O NotaFlow assina a nota com o seu certificado e envia ao sistema nacional. Depois, na página da nota, você baixa o XML e o PDF (DANFS-e) para mandar ao cliente.

Pronto: essa é a sua primeira nota. A rotina do mês mostra o que vem depois.

Atualizado em 21 de outubro de 2026